Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện thường xuyên trong quá trình chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn cho rằng thuế TNCN chỉ cần quan tâm khi đến kỳ quyết toán cuối năm.

Đây là một quan điểm chưa chính xác.

Phần lớn các sai sót về thuế TNCN không phát sinh ở thời điểm quyết toán mà bắt nguồn từ quá trình khấu trừ, kê khai, hạch toán và phân loại thu nhập ngay từ từng kỳ trả lương hàng tháng hoặc hàng quý. Nếu không được xử lý đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hồ sơ, truy thu thuế hoặc mất nhiều thời gian giải trình với cơ quan thuế.

Dưới đây là 03 hiểu lầm phổ biến mà doanh nghiệp và kế toán cần lưu ý.

1. Có thể bù trừ số thuế TNCN giữa các tháng nên không cần tạm nộp

Nhiều doanh nghiệp cho rằng nếu người lao động phát sinh thuế TNCN ở một tháng nhưng các tháng tiếp theo không phát sinh thì có thể cộng dồn để bù trừ, đến cuối năm quyết toán một lần mà không cần tạm nộp theo từng kỳ.

Thực tế, cách hiểu này không phù hợp với quy định.

Khi tại kỳ chi trả phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ, doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Khấu trừ thuế theo quy định;

• Kê khai thuế đúng kỳ;

• Tạm nộp số thuế đã khấu trừ đúng thời hạn.

Việc người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán hoặc tự quyết toán thuế vào cuối năm không làm thay đổi nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo từng kỳ của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần rà soát:

• Các kỳ phát sinh khấu trừ thuế đã được kê khai đầy đủ chưa?

• Thuế TNCN có được nộp đúng thời hạn theo tháng hoặc quý hay không?

2. Lao động thời vụ hoặc cộng tác viên không khấu trừ thuế thì có thể hạch toán trực tiếp vào chi phí

Đây là một trong những sai sót khá phổ biến trong công tác kế toán.

Nhiều doanh nghiệp khi chi trả tiền công cho lao động thời vụ, cộng tác viên hoặc nhân sự làm việc ngắn hạn thường hạch toán trực tiếp:

Nợ chi phí / Có tiền

Cách hạch toán này có thể khiến dữ liệu tiền lương và chi phí không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ.

Đối với các khoản chi mang bản chất tiền lương, tiền công, doanh nghiệp cần ghi nhận thông qua tài khoản 334 – Phải trả người lao động, sau đó mới thực hiện thanh toán.

Thông thường, quy trình hạch toán sẽ bao gồm:

• Ghi nhận chi phí tiền lương, tiền công;

• Xác định nghĩa vụ khấu trừ thuế (nếu có);

• Thanh toán phần thu nhập còn lại cho người lao động sau khi đã thực hiện các khoản khấu trừ theo quy định.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm kê khai và quyết toán đối với các khoản thu nhập do mình chi trả, независимо việc cá nhân có tự quyết toán hay ủy quyền quyết toán vào cuối năm.

Doanh nghiệp cần rà soát:

• Các khoản chi trả cho lao động thời vụ, cộng tác viên có đang được hạch toán đúng bản chất không?

• Hồ sơ tiền lương và dữ liệu quyết toán thuế đã được tổng hợp đầy đủ chưa?

3. Khi quyết toán thuế TNCN phải cộng tất cả các khoản thu nhập của người lao động

Không ít doanh nghiệp lúng túng khi người lao động đồng thời có thêm các khoản thu nhập khác ngoài tiền lương như:

• Thu nhập từ cho thuê nhà hoặc cho thuê tài sản;

• Thu nhập từ hoạt động kinh doanh;

• Thu nhập từ Affiliate Marketing;

• Hoa hồng từ sàn thương mại điện tử;

• Các khoản thu nhập khác không mang tính chất tiền lương, tiền công.

Thực tế, khi thực hiện quyết toán thuế TNCN, doanh nghiệp chỉ quyết toán đối với phần thu nhập từ tiền lương, tiền công do chính doanh nghiệp chi trả.

Các khoản thu nhập phát sinh từ hoạt động kinh doanh, cho thuê tài sản hoặc các nguồn thu nhập khác sẽ do cá nhân tự thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định và không thuộc phạm vi quyết toán của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần rà soát:

• Hồ sơ quyết toán có chỉ tổng hợp đúng phần thu nhập từ tiền lương, tiền công do doanh nghiệp chi trả hay không?

• Có nhầm lẫn giữa thu nhập từ tiền lương với các nguồn thu nhập độc lập khác của người lao động hay không?

Những rủi ro doanh nghiệp có thể gặp nếu hiểu sai quy định

Việc áp dụng chưa đúng các quy định về thuế thu nhập cá nhân có thể dẫn đến nhiều hệ quả như:

• Kê khai và tạm nộp thuế TNCN không đúng kỳ;

• Hạch toán sai bản chất các khoản tiền lương, tiền công;

• Sai lệch dữ liệu chi phí tiền lương và thuế TNCN trên sổ sách kế toán;

• Quyết toán thiếu hoặc thừa các khoản thu nhập không thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp;

• Phải điều chỉnh hồ sơ, giải trình hoặc bổ sung chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.

Kết luận

Thuế thu nhập cá nhân không chỉ là công việc của kỳ quyết toán cuối năm mà là quá trình quản lý xuyên suốt từ thời điểm doanh nghiệp chi trả thu nhập cho người lao động.

Việc phân loại đúng thu nhập, khấu trừ đúng thời điểm, hạch toán đúng bản chất và quyết toán đúng phạm vi trách nhiệm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán và tiết kiệm thời gian khi làm việc với cơ quan thuế.

Công ty TNHH Dịch vụ Thuế & Kế toán Việt Tín luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tư vấn, rà soát và hoàn thiện hồ sơ thuế, kế toán theo đúng quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.