03 Sơ đồ quy trình xử lý hóa đơn điện tử theo quy định mới – Doanh nghiệp cần nắm rõ

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc phát hiện sai sót sau khi đã lập hóa đơn là tình huống khá phổ biến. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều xử lý theo cùng một cách. Tùy thuộc vào loại sai sót và tình huống phát sinh, doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn phù hợp theo quy định.

Dưới đây là 03 sơ đồ quy trình xử lý hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ tra cứu, dễ hiểu và áp dụng đúng trong thực tế.

1. Xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, doanh nghiệp cần xác định sai sót thuộc nhóm nào để lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

Trường hợp 1: Sai thông tin phụ

Bao gồm các thông tin như:

• Tên người mua;
• Địa chỉ;
• Tiền bằng chữ;
• Các thông tin không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Đối với hóa đơn thông thường

Doanh nghiệp thực hiện:

• Không lập lại hóa đơn.
• Thông báo cho người mua về nội dung sai sót.
• Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế theo quy định.

Trường hợp đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn

Nếu hóa đơn đã được tổng hợp gửi cơ quan thuế, doanh nghiệp chỉ cần:

• Sửa đổi hoặc bổ sung thông tin trực tiếp trên Bảng tổng hợp của kỳ tiếp theo.

Trường hợp 2: Sai thông tin chính

Bao gồm các sai sót như:

• Mã số thuế;
• Giá trị tiền;
• Thuế suất;
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Các nội dung ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Đối với hóa đơn từ máy tính tiền hoặc tài sản phải đăng ký

Doanh nghiệp bắt buộc lập hóa đơn thay thế, xuất hóa đơn mới để thay thế hóa đơn đã lập sai.

Đối với hóa đơn thông thường, hàng không, ngân hàng

Doanh nghiệp được lựa chọn một trong hai phương án (sau khi lập văn bản thỏa thuận với người mua nếu thuộc trường hợp phải có):

- Lập hóa đơn điều chỉnh

• Ghi rõ nội dung: "Điều chỉnh cho hóa đơn số…".
• Nếu điều chỉnh tiền hoặc thuế:
  • Tăng thì ghi dấu (+);
  • Giảm thì ghi dấu (-).

- Lập hóa đơn thay thế

• Ghi rõ nội dung: "Thay thế cho hóa đơn số…".
• Xuất hóa đơn mới thay thế toàn bộ hóa đơn đã lập trước đó.

2. Xử lý khi khách hàng trả lại hàng

Việc xử lý hóa đơn khi khách hàng trả hàng phụ thuộc vào loại hàng hóa hoặc tài sản được giao dịch.

Đối với hàng hóa thông thường

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm để ghi nhận phần hàng hóa được trả lại.

Đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu

Ví dụ:

• Ô tô;
• Xe máy đã đăng ký biển số;
• Các tài sản phải đăng ký khác.

Nếu người mua là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh thì người mua lập hóa đơn trả hàng theo quy định.

3. Xử lý khi giá trị giao dịch thay đổi sau khi xuất hóa đơn

Trong quá trình kinh doanh, sau khi xuất hóa đơn có thể phát sinh việc điều chỉnh giá trị thanh toán.

Trường hợp 1: Chiết khấu thương mại theo doanh số hoặc sản lượng

Khi khách hàng đạt doanh số hoặc sản lượng theo chương trình chiết khấu:

• Doanh nghiệp thực hiện giảm trừ trên hóa đơn của lần mua cuối cùng;
• Hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê theo quy định.

Trường hợp 2: Quyết toán công trình

Đối với các hợp đồng xây dựng, khi quyết toán phát sinh thay đổi:

• Khối lượng;
• Đơn giá;
• Giá trị thanh toán.

Doanh nghiệp lập hóa đơn mới cho phần chênh lệch:

• Tăng thì ghi số dương.
• Giảm thì ghi số âm.

Lưu ý quan trọng

Nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế lần thứ nhất nhưng vẫn tiếp tục phát hiện sai sót, thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo đúng hình thức đã áp dụng trước đó.

Ví dụ:

• Nếu lần đầu lập hóa đơn điều chỉnh thì các lần tiếp theo tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh.
• Nếu lần đầu lập hóa đơn thay thế thì các lần tiếp theo tiếp tục thực hiện theo phương thức thay thế theo quy định.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Để hạn chế sai sót và tránh phát sinh các thủ tục điều chỉnh phức tạp, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hóa đơn điện tử.
• Xác định đúng loại sai sót để lựa chọn phương án xử lý phù hợp.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, biên bản và tài liệu liên quan khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
• Thực hiện đúng trình tự và thời hạn theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

Kết luận

Việc xử lý hóa đơn điện tử đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế mà còn đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán, tạo thuận lợi trong công tác quyết toán và thanh tra, kiểm tra sau này.

Nếu doanh nghiệp còn vướng mắc trong quá trình lập, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử, Công ty TNHH Dịch vụ Thuế & Kế toán Việt Tín luôn sẵn sàng đồng hành, tư vấn và hỗ trợ thực hiện đúng quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp an tâm trong quá trình hoạt động.