6 Lưu ý cho công ty khi sử dụng tài khoản ngân hàng

Tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp không chỉ là công cụ phục vụ thanh toán mà còn là căn cứ quan trọng để cơ quan quản lý đối chiếu doanh thu, chi phí, hóa đơn và dòng tiền trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.

Việc sử dụng tài khoản công ty không đúng mục đích hoặc không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh bản chất giao dịch có thể làm phát sinh nhiều rủi ro liên quan đến góp vốn, chi phí được trừ, kê khai thuế và nghĩa vụ giải trình.

Dưới đây là những lưu ý doanh nghiệp, đặc biệt là công ty TNHH và công ty cổ phần, cần quan tâm trong quá trình sử dụng tài khoản ngân hàng.

1. Góp vốn cần thực hiện đúng phương thức theo quy định

Đối với tổ chức góp vốn, việc góp vốn, mua bán hoặc chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp khác phải được thực hiện thông qua hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, như chuyển khoản, séc hoặc các phương thức thanh toán hợp pháp khác theo quy định;

Đối với cá nhân góp vốn, pháp luật không cấm hoàn toàn việc góp vốn bằng tiền mặt. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên ưu tiên thực hiện bằng chuyển khoản để bảo đảm tính minh bạch của dòng tiền và thuận lợi khi đối chiếu, giải trình sau này;

Khi chuyển khoản góp vốn, nên ghi rõ nội dung như: "Ông/Bà… góp vốn vào Công ty…" để xác định rõ bản chất giao dịch;

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn góp vốn theo quy định của pháp luật. Trường hợp không góp đủ vốn trong thời hạn phải thực hiện các thủ tục điều chỉnh vốn điều lệ hoặc thành viên, cổ đông theo quy định, thay vì bổ sung vốn một cách tùy tiện sau thời hạn.

2. Mọi khoản tiền chuyển vào tài khoản công ty cần có căn cứ rõ ràng

Mỗi khoản tiền được chuyển từ tài khoản cá nhân hoặc tổ chức vào tài khoản doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích và có hồ sơ chứng minh phù hợp, chẳng hạn:

- Góp vốn;

- Cho công ty vay;

- Tạm ứng hoặc hoàn ứng;

- Đặt cọc;

- Thanh toán công nợ;

- Nộp tiền vào quỹ doanh nghiệp.

Nếu khoản tiền được chuyển vào tài khoản công ty nhưng không có hợp đồng, chứng từ hoặc nội dung giao dịch rõ ràng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế.

Trong quá trình thanh tra hoặc kiểm tra, cơ quan quản lý có thể yêu cầu doanh nghiệp làm rõ liệu khoản tiền này có phải doanh thu chưa kê khai hay không. Nếu không chứng minh được bản chất của dòng tiền, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị kiểm tra sâu hơn đối với doanh thu, hóa đơn và giao dịch ngân hàng.

3. Khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên cần đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

Theo quy định hiện hành về thuế, đối với một số khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để được xem xét tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bao gồm:

- Hóa đơn hợp pháp;

- Hợp đồng hoặc đề nghị thanh toán;

- Biên bản nghiệm thu, bàn giao (nếu có);

- Chứng từ thanh toán từ tài khoản của doanh nghiệp;

- Hồ sơ ủy quyền (nếu người khác thực hiện thanh toán thay doanh nghiệp).

Việc thiếu chứng từ hoặc thanh toán không đúng quy định có thể khiến khoản chi không được chấp nhận khi xác định chi phí hợp lý.

4. Không sử dụng tài khoản công ty cho mục đích chi tiêu cá nhân

Tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp chỉ nên được sử dụng cho các giao dịch phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Doanh nghiệp cần tránh sử dụng tài khoản công ty để:

- Thanh toán chi phí sinh hoạt hoặc tiêu dùng cá nhân;

- Mua sắm phục vụ nhu cầu riêng;

- Chi phí du lịch, giải trí không liên quan đến hoạt động kinh doanh;

- Chuyển tiền không có hồ sơ, chứng từ hoặc căn cứ pháp lý.

Những khoản chi này thường rất khó hạch toán đúng bản chất và có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế, đồng thời làm ảnh hưởng đến tính minh bạch của hệ thống sổ sách kế toán.

5. Chủ doanh nghiệp không nên tùy tiện rút tiền từ tài khoản công ty

Doanh nghiệp và chủ sở hữu là hai chủ thể pháp lý độc lập. Vì vậy, tiền trong tài khoản công ty không đồng nghĩa với tài sản cá nhân của chủ doanh nghiệp.

Khi phát sinh nhu cầu rút tiền, doanh nghiệp cần xác định rõ bản chất của giao dịch, chẳng hạn:

- Rút tiền mặt nhập quỹ;

- Tạm ứng hoặc hoàn ứng;

- Hoàn trả khoản vay của chủ sở hữu;

- Chi trả lợi nhuận sau thuế theo quy định;

- Thanh toán tiền lương hoặc thù lao theo hợp đồng và quy chế của doanh nghiệp.

Việc rút tiền không có căn cứ hoặc thiếu hồ sơ chứng minh sẽ gây khó khăn trong công tác kế toán, đồng thời làm tăng rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra dòng tiền.

6. Sử dụng thẻ ngân hàng doanh nghiệp cần đi kèm cơ chế kiểm soát

Nhiều ngân hàng hiện nay cung cấp thẻ thanh toán gắn với tài khoản doanh nghiệp nhằm hỗ trợ việc chi tiêu và thanh toán thuận tiện hơn.

Việc sử dụng thẻ có thể giúp doanh nghiệp:

- Thanh toán chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh nhanh chóng;

- Hạn chế giao dịch bằng tiền mặt;

- Phân quyền cho nhân viên thực hiện các khoản chi theo ủy quyền.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế quản lý chặt chẽ đối với việc sử dụng thẻ, bao gồm:

- Quy định người được phép sử dụng;

- Hạn mức thanh toán;

- Mục đích sử dụng;

- Hồ sơ, chứng từ kèm theo;

- Quy trình phê duyệt và đối soát cuối kỳ.

Việc sử dụng thẻ doanh nghiệp cần được kiểm soát như các khoản thanh toán khác để bảo đảm tính minh bạch và đúng quy định.

Kết luận

Tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp là một bộ phận quan trọng trong hệ thống chứng từ tài chính và là cơ sở để cơ quan quản lý đối chiếu doanh thu, chi phí, hóa đơn và các giao dịch phát sinh.

Để hạn chế rủi ro về thuế và kế toán, doanh nghiệp cần bảo đảm:

• Mọi khoản tiền chuyển vào tài khoản đều có nguồn gốc và căn cứ rõ ràng.

• Mọi khoản chi đều phục vụ hoạt động kinh doanh và có đầy đủ chứng từ hợp lệ.

• Việc góp vốn được thực hiện đúng thời hạn và đúng phương thức theo quy định.

• Tách bạch hoàn toàn tài sản, tài khoản và dòng tiền của doanh nghiệp với tài sản cá nhân của chủ sở hữu.

Quản lý chặt chẽ tài khoản ngân hàng không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu về kế toán, thuế mà còn góp phần xây dựng hệ thống tài chính minh bạch, hạn chế rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế.