Ấn định thuế là việc cơ quan quản lý thuế xác định số thuế phải nộp hoặc xác định các yếu tố làm căn cứ tính thuế thay cho số liệu do người nộp thuế tự kê khai.

Theo Điều 24 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2026, doanh nghiệp có thể bị ấn định thuế khi hồ sơ, sổ sách kế toán hoặc dữ liệu kê khai không đủ căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế; không phản ánh đúng bản chất giao dịch hoặc không đáp ứng các yêu cầu theo quy định của cơ quan quản lý thuế.

Dưới đây là 09 trường hợp doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để chủ động rà soát và hạn chế rủi ro bị ấn định thuế.

1. Không đăng ký thuế, không khai thuế hoặc không bổ sung hồ sơ theo yêu cầu

Doanh nghiệp có thể bị ấn định thuế nếu:

• Không thực hiện đăng ký thuế khi phát sinh nghĩa vụ;

• Không nộp hồ sơ khai thuế theo quy định;

• Không bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan thuế;

• Kê khai không đầy đủ, thiếu trung thực hoặc không chính xác các căn cứ tính thuế.

Doanh nghiệp cần rà soát:

• Đã đăng ký đầy đủ các nghĩa vụ thuế phát sinh hay chưa?

• Có ngành nghề, hoạt động hoặc giao dịch mới cần bổ sung đăng ký, kê khai hay không?

• Hồ sơ khai thuế đã phản ánh đầy đủ các yếu tố làm căn cứ tính thuế chưa?

2. Hồ sơ khai thuế không đủ căn cứ để xác định số thuế phải nộp

Ngay cả khi đã nộp hồ sơ khai thuế, doanh nghiệp vẫn có thể bị ấn định thuế nếu:

• Hồ sơ không đủ căn cứ xác định các yếu tố tính thuế;

• Có căn cứ tính thuế nhưng không xác định được số thuế phải nộp.

Doanh nghiệp cần rà soát:

• Tờ khai, phụ lục và tài liệu kèm theo đã đầy đủ chưa?

• Hồ sơ đã thể hiện rõ doanh thu, chi phí, thuế suất và số thuế phải nộp hay chưa?

3. Sổ kế toán không phản ánh đầy đủ, trung thực và chính xác

Đây là một trong những trường hợp phổ biến dẫn đến rủi ro bị ấn định thuế.

Các dấu hiệu thường gặp gồm:

• Không ghi nhận đầy đủ các giao dịch kinh tế phát sinh;

• Ghi nhận thiếu doanh thu;

• Hạch toán sai chi phí;

• Số liệu trên sổ sách không phù hợp với thực tế.

Ví dụ, doanh nghiệp đã bán hàng và thu tiền nhưng không ghi nhận đầy đủ doanh thu trên sổ kế toán.

Doanh nghiệp cần rà soát:

Đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với hóa đơn, sao kê ngân hàng, quỹ tiền mặt, đơn hàng, công nợ và dữ liệu bán hàng để bảo đảm tính thống nhất.

4. Không xuất trình sổ sách, hóa đơn và chứng từ đúng thời hạn

Khi cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ, sổ sách và chứng từ phục vụ việc xác định nghĩa vụ thuế;

Nếu không xuất trình đúng thời hạn theo quy định, cơ quan thuế có thể sử dụng các dữ liệu và căn cứ khác để thực hiện việc ấn định thuế.

Doanh nghiệp cần rà soát:

• Hồ sơ có được lưu trữ tập trung, đầy đủ và dễ truy xuất hay không?

• Đã phân công người chịu trách nhiệm quản lý và cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu chưa?

5. Không chấp hành quyết định kiểm tra thuế

Khi nhận được quyết định kiểm tra thuế hợp pháp, doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp và thực hiện theo yêu cầu của cơ quan thuế;

Việc trì hoãn, không cung cấp tài liệu hoặc không chấp hành quyết định kiểm tra có thể dẫn đến việc bị ấn định thuế.

Doanh nghiệp cần rà soát:

Quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản của cơ quan thuế đã được phân công rõ người phụ trách và thời hạn thực hiện hay chưa.

6. Kê khai giá trị giao dịch thấp hơn thực tế hoặc không theo giá thị trường

Doanh nghiệp có thể bị ấn định thuế nếu việc mua bán, trao đổi hoặc kê khai được thực hiện:

• Không đúng giá trị thanh toán thực tế;

• Không phù hợp với giá giao dịch thông thường trên thị trường;

• Làm giảm số thuế phải nộp.

Ví dụ: Giá trị thanh toán thực tế là 100 triệu đồng nhưng doanh nghiệp chỉ lập hồ sơ và kê khai 70 triệu đồng.

Doanh nghiệp cần rà soát:

Đối chiếu giữa hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và giá trị giao dịch thực tế để bảo đảm tính thống nhất.

7. Hàng hóa, dịch vụ có thật nhưng sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp

Trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ phát sinh thực tế nhưng doanh nghiệp:

• Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; hoặc

• Sử dụng hóa đơn, chứng từ không đúng quy định,

thì vẫn có thể thuộc trường hợp bị ấn định thuế nếu doanh thu liên quan đã được xác định.

Doanh nghiệp cần rà soát:

Không chỉ kiểm tra tính có thật của giao dịch mà còn cần kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ và việc sử dụng các chứng từ này.

8. Hồ sơ không phản ánh đúng bản chất hoặc giá trị thực tế của giao dịch

Việc có đầy đủ hồ sơ chưa đồng nghĩa với việc được chấp nhận.

Nếu hồ sơ không phản ánh đúng:

• Bản chất của giao dịch;

• Giá trị giao dịch thực tế;

• Mục đích kinh tế của giao dịch,

và làm giảm nghĩa vụ thuế thì doanh nghiệp vẫn có thể bị ấn định thuế.

Đáng lưu ý, Luật Quản lý thuế 2025 cũng đề cập đến các giao dịch không đúng bản chất kinh tế nhằm làm giảm nghĩa vụ thuế.

Doanh nghiệp cần rà soát:

Đối chiếu giữa hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, dòng tiền và hoạt động thực tế để bảo đảm tất cả phản ánh đúng bản chất của giao dịch.

9. Không tuân thủ quy định về giao dịch liên kết

Doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết nhưng:

• Không kê khai đúng quy định;

• Không xác định đúng giá giao dịch liên kết;

• Không cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo quy định,

thì có thể bị cơ quan thuế thực hiện ấn định nghĩa vụ thuế.

Doanh nghiệp cần rà soát:

• Đã xác định đúng các bên có quan hệ liên kết chưa?

• Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết và các phụ lục kê khai đã đầy đủ, đúng quy định hay chưa?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước ngày 01/07/2026?

Thay vì chờ đến khi quy định có hiệu lực mới tiến hành kiểm tra, doanh nghiệp nên chủ động rà soát toàn diện hồ sơ và dữ liệu ngay từ bây giờ.

05 nhóm hồ sơ cần ưu tiên kiểm tra gồm:

✅ Hồ sơ đăng ký thuế và hồ sơ khai thuế;

✅ Sổ kế toán, doanh thu, chi phí và công nợ;

✅ Hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán;

✅ Giá trị giao dịch thực tế và căn cứ xác định giá;

✅ Hồ sơ giao dịch liên kết (nếu có phát sinh).

Kết luận

Theo cơ chế quản lý thuế hiện hành, doanh nghiệp được tự khai, tự tính và tự chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế của mình. Tuy nhiên, quyền chủ động này chỉ được bảo đảm khi hồ sơ, sổ sách và dữ liệu kế toán được lập đầy đủ, trung thực, nhất quán và có khả năng giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Trong thực tế, rủi ro bị ấn định thuế thường không chỉ xuất phát từ sai sót trong kê khai mà còn từ việc doanh nghiệp không còn đủ hồ sơ để chứng minh tính chính xác của số liệu đã kê khai. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống lưu trữ chứng từ, kiểm soát dữ liệu kế toán và rà soát định kỳ hồ sơ thuế sẽ là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật từ ngày 01/07/2026.