Đừng để hợp đồng mẫu cũ "bóp chết" Doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp xây dựng sẵn một bộ hợp đồng mẫu và sử dụng trong nhiều năm cho các giao dịch như:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa;

- Hợp đồng cung cấp dịch vụ;

- Hợp đồng đại lý;

- Hợp đồng lao động;

- Hợp đồng thuê mặt bằng.

Mỗi khi phát sinh giao dịch mới, doanh nghiệp chỉ cần thay đổi thông tin đối tác, giá trị hợp đồng hoặc thời gian thực hiện rồi tiến hành ký kết.

Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian và tạo sự thuận tiện trong quá trình vận hành. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển về quy mô, thay đổi mô hình kinh doanh hoặc chịu tác động từ các quy định pháp luật mới, việc tiếp tục sử dụng một mẫu hợp đồng cũ có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro mà doanh nghiệp không nhận ra.

Những điều khoản trong hợp đồng dễ trở thành "điểm yếu"

Qua thời gian, nhiều điều khoản trong hợp đồng không còn phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp, chẳng hạn:

• Điều khoản thanh toán không quy định rõ thời hạn và điều kiện thanh toán;

• Điều khoản nghiệm thu thiếu thời hạn phản hồi hoặc cơ chế mặc nhiên chấp nhận;

• Điều khoản phạt vi phạm được quy định chung chung, khó áp dụng khi phát sinh tranh chấp;

• Điều khoản bảo hành, đổi trả chưa giới hạn phạm vi và thời gian thực hiện;

• Quy định về xuất hóa đơn không phù hợp với quy trình thực tế;

• Thiếu các điều khoản về bảo mật thông tin, dữ liệu điện tử, bàn giao hồ sơ, phụ lục phát sinh hoặc thay đổi phạm vi công việc.

Những thiếu sót này có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng như khi phát sinh tranh chấp.

Rủi ro về thuế và hồ sơ chứng từ

Nội dung hợp đồng không thống nhất với quy trình thực tế

Không ít doanh nghiệp ký hợp đồng theo một nội dung nhưng quá trình thực hiện lại diễn ra theo cách khác. Trong khi đó, các tài liệu như:

• Hóa đơn;

• Chứng từ thanh toán;

• Biên bản nghiệm thu;

• Email xác nhận;

• Phụ lục hợp đồng;

lại không phản ánh đúng nội dung đã thỏa thuận.

Khi cơ quan thuế kiểm tra, sự không thống nhất giữa hợp đồng và hồ sơ thực tế có thể dẫn đến các rủi ro như:

• Chi phí không được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế;

• Bị truy thu hoặc ấn định thuế;

• Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Thiếu quy định về hóa đơn và nghĩa vụ cung cấp chứng từ

Nhiều hợp đồng cũ chưa quy định rõ:

• Thời điểm xuất hóa đơn;

• Trách nhiệm cung cấp hồ sơ, chứng từ của các bên;

• Điều kiện ghi nhận doanh thu hoặc thanh toán.

Điều này dễ dẫn đến sự không thống nhất giữa bộ phận kinh doanh, kế toán và khách hàng, làm phát sinh tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến việc kê khai thuế.

Chưa kiểm soát đầy đủ giao dịch điện tử

Hiện nay, phần lớn giao dịch được thực hiện thông qua môi trường số. Tuy nhiên, nhiều mẫu hợp đồng vẫn chưa cập nhật các nội dung như:

• Chữ ký điện tử;

• Email xác nhận giao dịch;

• Giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử;

• Quy trình lưu trữ hồ sơ điện tử.

Khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh giao dịch đã được xác lập và thực hiện hợp pháp.

Doanh nghiệp nên rà soát hợp đồng mẫu định kỳ

Để hạn chế rủi ro pháp lý và thuế, doanh nghiệp nên thường xuyên đánh giá lại hệ thống hợp đồng mẫu, đặc biệt khi có sự thay đổi về mô hình kinh doanh hoặc quy định pháp luật.

Một số nội dung cần kiểm tra gồm:

• Hợp đồng còn phù hợp với mô hình kinh doanh hiện tại hay không?

• Điều khoản thanh toán đã đủ chặt chẽ để bảo vệ dòng tiền?

• Điều khoản nghiệm thu đã xác định rõ thời điểm hoàn thành nghĩa vụ?

• Điều khoản phát sinh công việc có đủ cơ sở để thu thêm chi phí?

• Quy định về hóa đơn và chứng từ có thống nhất với quy trình thực tế?

• Đã xác định rõ người có thẩm quyền sửa đổi hợp đồng mẫu và phê duyệt các trường hợp ngoại lệ hay chưa?

Kết luận

Hợp đồng mẫu không phải là vấn đề. Điều đáng lưu ý là việc sử dụng một mẫu hợp đồng đã được xây dựng từ nhiều năm trước cho một doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, quy trình vận hành phức tạp hơn và yêu cầu quản trị rủi ro cao hơn.

Việc rà soát, cập nhật hợp đồng định kỳ không chỉ giúp hạn chế tranh chấp mà còn góp phần đảm bảo tính thống nhất giữa hợp đồng, chứng từ kế toán, hóa đơn và hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Đây là một trong những giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, thuế và nâng cao hiệu quả quản trị trong quá trình phát triển.