Thời điểm xuất hóa đơn từ 01/07/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ và làm rõ thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với từng loại hàng hóa, dịch vụ.

Đây là một trong những nội dung có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kế toán, kê khai thuế và quản trị doanh nghiệp. Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể dẫn đến nhiều hệ quả như kê khai sai kỳ thuế, phát sinh nghĩa vụ điều chỉnh hồ sơ hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định.

Dưới đây là những nhóm trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp cần nắm rõ để áp dụng đúng.

1. Đối với hoạt động bán hàng hóa

Đối với hoạt động bán hàng hóa (bao gồm bán tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Đây là nguyên tắc chung áp dụng đối với phần lớn các giao dịch mua bán hàng hóa.

2. Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Trường hợp khách hàng thanh toán trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, ngoại trừ các khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định.

3. Hoạt động giao hàng, nghiệm thu theo nhiều đợt

Đối với các hợp đồng giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục, từng giai đoạn, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tương ứng với từng lần giao hàng hoặc từng phần khối lượng đã nghiệm thu, bàn giao.

Quy định này thường áp dụng đối với các hợp đồng xây dựng, lắp đặt, cung ứng thiết bị hoặc dự án thực hiện theo tiến độ.

4. Đối với hoạt động xuất khẩu

Hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu) được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

Doanh nghiệp cần lưu ý thời điểm thông quan để bảo đảm việc lập hóa đơn đúng quy định.

5. Hoạt động xây dựng và kinh doanh bất động sản

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là khi nghiệm thu và bàn giao khối lượng công việc hoàn thành, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Riêng đối với kinh doanh bất động sản:

• Nếu chưa bàn giao bất động sản thì lập hóa đơn theo tiến độ thu tiền hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng;

• Nếu đã bàn giao thì lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho khách hàng.

6. Các ngành nghề có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn

Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng quy định riêng đối với nhiều lĩnh vực đặc thù, như:

• Dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin;

• Bán điện;

• Bán xăng dầu;

• Hoạt động cho vay;

• Kinh doanh vận tải hành khách bằng taxi;

• Dịch vụ hàng không;

• Kinh doanh bảo hiểm;

• Khám bệnh, chữa bệnh;

• Thu phí sử dụng đường bộ;

• Kinh doanh vé xổ số;

• Casino và trò chơi điện tử có thưởng.

Đối với các lĩnh vực này, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo đặc thù của từng hoạt động như thời điểm đối soát dữ liệu, thời điểm ghi nhận doanh thu, kết thúc chuyến đi, kỳ thu lãi hoặc theo từng lần phát sinh giao dịch.

7. Trường hợp phát sinh giao dịch vào ban đêm

Đối với doanh nghiệp chưa có hệ thống lập hóa đơn điện tử tự động và phát sinh giao dịch vào ban đêm, hóa đơn được phép lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo theo quy định.

Một số mốc thời điểm lập hóa đơn đáng chú ý

Theo bảng tra cứu tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý một số trường hợp phổ biến:

• Bán hàng hóa: Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng;

• Cung cấp dịch vụ: Khi hoàn thành dịch vụ hoặc khi thu tiền (nếu thu trước);

• Xây dựng, lắp đặt: Khi nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành;

• Taxi: Khi kết thúc chuyến đi;

• Bán xăng dầu: Khi kết thúc từng lần bán;

• Hoạt động cho vay: Theo kỳ thu lãi hoặc thời điểm nhận lãi;

• Cơ sở khám chữa bệnh: Lập ngay khi người bệnh yêu cầu hoặc lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày nếu người bệnh không yêu cầu;

• Casino, trò chơi điện tử có thưởng: Chậm nhất 01 ngày kể từ ngày xác định doanh thu;

• Giao dịch ban đêm chưa có hệ thống tự động: Chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Để đáp ứng đúng quy định mới, doanh nghiệp nên chủ động:

• Rà soát toàn bộ quy trình lập hóa đơn theo từng loại hình kinh doanh;

• Đối chiếu thời điểm ghi nhận doanh thu với thời điểm lập hóa đơn để bảo đảm thống nhất;

• Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán theo quy định mới;

• Đào tạo nhân sự kế toán, bán hàng và các bộ phận liên quan về thời điểm lập hóa đơn đối với từng nghiệp vụ;

• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ để chứng minh thời điểm phát sinh giao dịch khi cơ quan thuế kiểm tra.

Kết luận

Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kê khai thuế chính xác, ghi nhận doanh thu đúng kỳ và hạn chế các rủi ro về hóa đơn, chứng từ.

Trong bối cảnh các quy định về quản lý thuế và hóa đơn điện tử ngày càng được hoàn thiện, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật chính sách mới và chuẩn hóa quy trình kế toán để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Công ty TNHH Dịch vụ Thuế & Kế toán Việt Tín luôn đồng hành cùng Quý doanh nghiệp trong việc cập nhật kịp thời các quy định mới về thuế, hóa đơn điện tử và kế toán; đồng thời cung cấp các giải pháp tư vấn, kê khai và quản trị thuế hiệu quả, giúp doanh nghiệp an tâm phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh.