Tóm tắt Thông tư 08/2026/TT-BNV

Ngày 15/5/2026, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử.

Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, đánh dấu bước thay đổi quan trọng trong việc quản lý hợp đồng lao động điện tử. Theo đó, sau khi được giao kết, hợp đồng lao động điện tử phải được gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được cấp mã định danh (ID) theo quy định.

Phạm vi điều chỉnh của Thông tư 08/2026/TT-BNV

Thông tư hướng dẫn chi tiết các nội dung liên quan đến việc quản lý hợp đồng lao động điện tử, bao gồm:

• Cấp mã định danh (ID) cho hợp đồng lao động điện tử;
• Cấp, khóa và mở khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử;
• Kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử;
• Quản lý, sử dụng và khai thác Nền tảng hợp đồng lao động điện tử;
• Quản lý, cập nhật, khai thác, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

1. Từ 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử bắt buộc phải có mã định danh (ID)

Kể từ ngày 01/7/2026, mọi hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết đều phải được cấp mã định danh (ID) trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Mỗi hợp đồng chỉ được cấp một mã ID duy nhất, không trùng lặp và không thay đổi trong suốt vòng đời của hợp đồng.

Căn cứ: Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV.

2. Cấu trúc mã định danh (ID)

Mã ID của hợp đồng lao động điện tử gồm 01 chữ cái và 12 chữ số.

Chữ cái thể hiện loại hợp đồng

- A: Hợp đồng lao động điện tử được giao kết mới từ ngày 01/7/2026 thông qua nền tảng eContract.

- B: Hợp đồng được chuyển đổi từ bản giấy sang hợp đồng điện tử.

- C: Hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trước ngày 01/7/2026.

12 chữ số

- 02 số đầu: Hai số cuối của năm được cấp ID.

- 10 số tiếp theo: Dãy số ngẫu nhiên do hệ thống tự động sinh.

Lưu ý: Mã ID không thay đổi khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Sau khi hồ sơ hợp lệ được gửi lên Nền tảng, hệ thống sẽ tự động cấp ID trong thời hạn 24 giờ.

Căn cứ: Điều 5 Thông tư 08/2026/TT-BNV.

3. Rà soát và chuyển đổi hợp đồng đã ký trước ngày 01/7/2026

Đối với hợp đồng lao động điện tử đã ký trước ngày 01/7/2026

Nhà cung cấp dịch vụ giao kết hợp đồng lao động điện tử (eContract) có trách nhiệm hỗ trợ các bên:

- Rà soát nội dung hợp đồng;

- Bổ sung chữ ký số;

- Bổ sung dấu thời gian (Timestamp);

- Gửi hợp đồng lên Nền tảng để được cấp mã ID quản lý.

Đối với hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử

Việc chuyển đổi phải có Nhật ký chuyển đổi, trong đó ghi nhận đầy đủ các thông tin như:

- Hệ thống thực hiện chuyển đổi;

- Người thực hiện;

- Thời điểm hoàn thành;

- Định dạng tệp;

- Dung lượng tệp;

- Số trang của tài liệu.

Đồng thời, tài liệu điện tử sau chuyển đổi phải được niêm phong bằng chữ ký số kèm dấu thời gian nhằm bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.

Căn cứ: Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV.

4. Quy định về chế độ báo cáo

Thông tư cũng quy định trách nhiệm báo cáo của các chủ thể liên quan, gồm:

- Nhà cung cấp dịch vụ eContract: Thực hiện báo cáo định kỳ hằng quý theo Phụ lục IV và báo cáo kết quả kiểm toán kỹ thuật.

- Người sử dụng lao động: Thực hiện báo cáo tình hình biến động lao động trên Nền tảng theo quy định của Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

- Sở Nội vụ và Ban Quản lý khu công nghiệp: Báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định.

Căn cứ: Điều 19 Thông tư 08/2026/TT-BNV.

5. Quy định về quản lý và lưu trữ dữ liệu

Thông tư đặt ra nhiều yêu cầu nhằm bảo đảm an toàn dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Một số nội dung đáng lưu ý gồm:

- Dữ liệu hợp đồng được lưu trữ 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt (đối với nhiều lần ký kết thì tính từ hợp đồng cuối cùng).

- Việc xử lý dữ liệu phải tuân thủ quy định về dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, lưu trữ dữ liệu và các quy định pháp luật có liên quan.

- Dữ liệu chỉ được xử lý đúng mục đích, đúng thẩm quyền, đúng phạm vi và phải áp dụng các biện pháp bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn và khả năng truy cập.

- Việc khai thác, chia sẻ hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân, dữ liệu nhạy cảm, bí mật nhà nước hoặc bí mật kinh doanh chỉ được thực hiện khi có căn cứ pháp lý phù hợp và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về bảo mật.

6. Các phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 08/2026/TT-BNV

Thông tư ban hành kèm theo bốn phụ lục quan trọng:

- Phụ lục I: Đề nghị kết nối Nền tảng hợp đồng lao động điện tử;

- Phụ lục II: Danh mục dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử;

- Phụ lục III: Đề nghị khai thác, chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử;

- Phụ lục IV: Báo cáo tình hình cung cấp dịch vụ giao kết hợp đồng lao động điện tử.

Kết luận

Việc bắt buộc cấp mã định danh (ID) cho hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/7/2026 là một bước tiến trong quá trình chuyển đổi số lĩnh vực lao động, góp phần tăng cường tính minh bạch, khả năng quản lý và giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử.

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát các hợp đồng đã ký, cập nhật quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử và phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ eContract để bảo đảm việc cấp mã ID đúng thời hạn, tránh ảnh hưởng đến quá trình quản lý lao động và tuân thủ quy định pháp luật.